Ogni situazione di chiusura di un'attività presenta dettagli diversi. Il tipo di attività determinerà quali azioni tu, i tuoi clienti o fornitori dovrete intraprendere prima che l'attività chiuda definitivamente. Per sviluppare una lettera personalizzata che soddisfi le tue esigenze, inizia con una lettera di esempio e adatta la formulazione per riflettere i dettagli della tua situazione particolare.
Modelli di lettere di chiusura aziendale
Se stai gestendo il processo di chiusura di un'attività, potrebbe essere opportuno inviare lettere ai tuoi clienti e fornitori. Qui vengono fornite lettere di esempio per questi tipi di pubblico. È possibile accedere a ciascun modello facendo clic sull'immagine corrispondente. Ogni modello è un documento PDF personalizzabile che può essere salvato e stampato secondo necessità. Consulta questa guida agli stampabili per assistenza nell'utilizzo dei documenti.
Notifica al cliente
Questo modello è progettato per essere inviato ai clienti per informarli che un'azienda sta chiudendo. È particolarmente importante inviare questo tipo di lettera se i clienti hanno bisogno di ritirare articoli presso la tua sede o intraprendere qualche altro tipo di azione prima che l'attività interrompa l'attività.
Notifica al fornitore
Utilizza questa lettera per informare i fornitori che la tua organizzazione cesserà le attività, assicurandoti di fornire un preavviso sufficiente per consentire la fatturazione finale, il pagamento e la risoluzione di eventuali questioni in sospeso.
Motivi per scrivere una lettera di chiusura aziendale
Una volta presa la decisione di chiudere la tua attività, non è consigliabile appendere semplicemente un cartello "chiuso" alla tua porta. È meglio annunciare la chiusura ai propri clienti e fornitori con una lettera formale. Sono stati attori chiave nelle vostre attività commerciali acquistando i vostri prodotti e servizi e, nel caso dei fornitori, fornendovi prodotti e servizi strumentali alla vostra attività. Come uno degli ultimi atti del servizio clienti, dovrai avvisarli in anticipo che la tua attività non sarà più disponibile.
La lettera di chiusura dell'attività è un modo eccellente per concludere in modo professionale il tuo attuale rapporto commerciale e spiegare tutte le azioni che devono essere intraprese dai tuoi clienti e fornitori. L'invio di questo tipo di lettera dimostra uno sforzo in buona fede per comunicare e accogliere coloro con cui la tua organizzazione ha intrattenuto affari. Può anche aiutare a garantire che tutte le questioni siano gestite prima della chiusura, il che può aiutare a prevenire l'insorgere di potenziali problemi legali in futuro.
Tempi di notifica di chiusura
Non esiste una regola ferrea su quando è necessario spedire una lettera di chiusura dell'attività. La data di spedizione effettiva dipenderà da diversi fattori.
Clienti
Vuoi che i tuoi clienti speciali sappiano da te della chiusura della tua attività, non attraverso voci o scoprendo una porta chiusa senza preavviso. Avere preavviso ai tuoi clienti rafforza la tua convinzione che siano speciali e dà loro l'opportunità di condurre con te tutte le transazioni commerciali finali necessarie.
In generale, valuta la possibilità di inviare una lettera di notifica di chiusura o di includere una copia della lettera nella fattura mensile almeno 30 giorni prima della data di chiusura. Un'attività di servizi come una tintoria o un'officina di riparazione dovrà concedere ai clienti abbastanza tempo per entrare e ritirare le proprie cose. Un'attività di vendita al dettaglio vorrà probabilmente lasciare molto tempo alla vendita per ridurre il proprio inventario, con la lettera di chiusura dell'attività rilasciata prima dell'inizio della vendita.
Fornitori
In genere è meglio informare i fornitori della propria intenzione di chiudere almeno 60 giorni prima della data finale di attività. Ciò consentirà tempo sufficiente per la liquidazione e la chiusura dei conti.
Considerazione speciale per i piani futuri
Se stai vendendo un'attività e prevedi di aprirne una nuova immediatamente dopo, potresti voler ridurre al minimo il tempo tra le due attività. Ad esempio, potresti decidere di rimandare l'invio della lettera di chiusura dell'attività fino a poco prima della data di chiusura se stai vendendo il tuo franchising di pulizie e aprendo il tuo servizio di pulizie.
Cosa comunicare nella tua lettera
Gli obiettivi principali di una lettera di chiusura aziendale sono esprimere chiaramente i dettagli della chiusura aziendale e ringraziare sinceramente il lettore per la propria attività o servizio. Queste lettere non devono essere lunghe per essere efficaci. La lettera dovrebbe:
- Indica al lettore la data di chiusura dell'attività
- Informare il lettore di tutto ciò che deve fare (come ritirare il bucato, saldare il conto in sospeso o presentarsi per la vendita per cessazione dell'attività)
- Di' al lettore dove indirizzare le sue domande
- Ringrazia il cliente o il fornitore per la sua attività
La lettera non deve indicare il motivo della chiusura dell'attività. Se il motivo è una buona notizia, ad esempio il pensionamento del titolare, puoi decidere di inserirne il motivo nella lettera. Altrimenti, di solito è meglio concentrare la lettera su argomenti che sono importanti per il lettore, come cosa deve fare ed entro quando.
Mantieni la relazione
È sempre preferibile lasciare un rapporto d'affari con una nota positiva. Anche se non hai intenzione di vedere o lavorare mai più con una persona, è meglio essere disponibili, positivi e sinceri nelle lettere di chiusura dell'attività. La tua professionalità renderà più semplice chiudere l'attività e potrebbe darti un vantaggio se i tuoi futuri piani aziendali ti porteranno a lavorare con queste stesse persone in futuro.
