Pianificare un evento per la tua organizzazione è stressante e richiede molto tempo. Essere ben organizzati può aiutare ad alleviare lo stress e farti risparmiare tempo. Un aspetto importante da considerare quando si pianifica è l'invito. L'invito avviserà le persone del prossimo evento e chiederà loro di partecipare. Spesso è la prima volta che vengono a conoscenza dell'evento, quindi è importante includere tutti i dettagli nell'invito.
Elementi di base dell'invito
Gli elementi fondamentali da includere nell'invito sono:
- Organizzazione che ospita l'evento
- Data
- Tempo
- Luogo
- Informazioni di contatto RSVP
- Prezzo per partecipare all'evento
È anche importante inviare l'invito in modo tempestivo. Ciò significa almeno sei-otto settimane prima dell'evento. Ciò dà agli ospiti il tempo di rispondere e pianificare di conseguenza.
Scrivere inviti per una raccolta fondi
Scegliere il testo giusto può dare il tono alla tua raccolta fondi e informare gli ospiti sulla formalità dell'evento e su cosa devono aspettarsi.
Linee guida per l'invito
Alcune linee guida da considerare quando si scrive l'invito includono:
- Assicurati di indicare chiaramente chi trarrà beneficio dall'evento.
- Includi dettagli sull'evento, ad esempio se verrà servita la cena o se sarà presente un bancomat.
- Assicurati di menzionare la formalità dell'evento. Se l'evento è formale, menziona che si tratta di cravatta nera in modo che gli ospiti siano a conoscenza del codice di abbigliamento.
- Fornisci sempre le informazioni di contatto nel caso in cui gli ospiti abbiano domande.
- Se l'evento si svolge in un luogo sconosciuto, valuta la possibilità di includere indicazioni nell'invito.
Altre considerazioni
Altre cose da considerare quando si scrive un invito sono:
- Tema:Scegli un tema e incorporalo nell'invito. Ad esempio, se l'evento è un'uscita di golf, utilizza un tema golfistico per l'invito.
- RSVP: Includi sempre una scheda di risposta che gli ospiti possono rispedire. La carta dovrebbe avere un posto dove scrivere il nome dell'ospite insieme a qualsiasi forma di pagamento, se necessario.
- Sii unico: Se c'è qualcosa di unico nel tuo evento, elencalo nell'invito per attirare gli ospiti. Ad esempio, si può menzionare un'asta silenziosa o dal vivo o se c'è un intrattenimento speciale.
Esempio di testo di invito
Esistono infiniti modi per formulare un invito per una raccolta fondi. Puoi utilizzare i seguenti esempi come guida per scrivere il tuo invito:
Esempio n.1
Pranzo Annuale del Cappello
Unisciti a noi per un pranzo pomeridiano
Nel luogo
Data e ora
Il pranzo verrà servito alle 13:00. con vino in omaggio
Sarà assegnato il premio al miglior cappello
Parcheggio custodito
La donazione di 50$ andrà a beneficio dell'Organizzazione
Esempio n.2
Sei invitato aNome evento
Data
Posizione
18:00 Cocktail e Antipasti
Cash Bar
19:30 cena
Asta silenziosa e dal vivo
La cravatta nera è apprezzata
Vantare l'ABC
Invoglia gli ospiti a partecipare al tuo evento
Ricorda che l'invito è spesso la prima cosa che gli ospiti vedono per avvisarli del tuo evento. Assicurati di prenderti del tempo per scegliere attentamente l'invito e di formularlo in modo chiaro per fornire agli ospiti informazioni specifiche su cosa aspettarsi. Quando crei gli inviti per una raccolta fondi, tieni sempre presente il tono che desideri dare al tuo evento e riflettilo nelle tue parole. Sii creativo quanto vuoi per invogliare gli ospiti a partecipare al tuo evento di raccolta fondi e sostenere la tua causa.
