Mantenere una comunicazione efficace tra i volontari è essenziale per il successo di ogni organizzazione no-profit. Per mantenere i volontari energici e coinvolti nel loro lavoro, è importante far loro sapere quali sono le esigenze dell'organizzazione, esprimere apprezzamento per i loro sforzi e assicurarsi che comprendano quanto siano vitali i loro contributi. Una comunicazione efficace è un elemento cruciale per costruire relazioni durature con i volontari.
Aggiungi una sezione per i volontari al tuo sito web
Aggiungere una sezione specifica per i volontari al tuo sito web è un ottimo modo per comunicare con i tuoi attuali volontari e attirarne di nuovi. Configurando e mantenendo un centro di comunicazione dei volontari sul sito web del tuo gruppo, renderai più semplice per i volontari tenersi aggiornati su ciò che accade nell'organizzazione. Assicurati di includere immagini o video che mostrino i volontari in azione (con il loro permesso). Puoi anche pubblicare elementi quali opportunità di volontariato, prossime riunioni del comitato e altre informazioni di interesse per i volontari. A seconda di quanto sofisticato sia il tuo sito web, potresti essere in grado di fornire ai volontari un modo per caricare documenti, tenere traccia delle ore di servizio o visualizzare materiali di formazione.
Conosci i volontari tramite un sondaggio
Un sondaggio è uno strumento di comunicazione utile per conoscere i volontari e scoprire come vorrebbero essere coinvolti nella tua organizzazione. Valuta la possibilità di rendere disponibile un sondaggio tramite la sezione volontari del tuo sito web o di includerlo in un modello di email da inviare ai nuovi volontari. Dovrebbe contenere solo alcune domande che ti consentiranno di avere un'idea dei tipi di attività di volontariato a cui vorrebbero partecipare e delle competenze che possiedono. Chiedi a qualcuno di esaminare i risultati, quindi contatta individualmente le informazioni sui comitati o sui progetti che corrispondono ai loro interessi. Inserisci queste informazioni in un database di volontari che potrà essere utilizzato in futuro per avvisare le persone non appena saranno disponibili nuovi progetti.
Connettiti con i volontari tramite i social media
Sfrutta la presenza sui social media della tua organizzazione come strumento di comunicazione per interagire con volontari e altri gruppi di stakeholder. Incoraggia i volontari a seguire le pagine dei social media dell'organizzazione e a ricambiare il favore, ad esempio seguendoli su Twitter o Instagram. Pubblica foto e didascalie che mettono in ris alto i contributi dei volontari del tuo gruppo, insieme a collegamenti alla copertura mediatica del gruppo. Incoraggia i volontari a interagire commentando e/o condividendo i post dell'organizzazione. Promuovi il coinvolgimento dei volontari negli sforzi di comunicazione complessivi dell'organizzazione istituendo un comitato sui social media per coordinare o assistere con la pubblicazione sui social.
Pubblica una newsletter per i volontari
Molte organizzazioni no-profit inviano una newsletter ai volontari, nonché ai donatori, alle agenzie di finanziamento, alle fonti di riferimento dei consumatori e ad altri gruppi su base mensile o trimestrale. Distribuire una newsletter è un ottimo modo per far conoscere alle parti interessate i recenti risultati del gruppo di beneficenza, i progetti attuali e gli obiettivi futuri. Fornisce inoltre un eccellente veicolo per riconoscere il contributo di volontari eccezionali. A seconda di chi sono i tuoi volontari e le altre parti interessate, potresti dover stampare e spedire una newsletter, oppure potresti essere meglio servito da una newsletter elettronica. Considera l'idea di invitare le parti interessate ad abbonarsi alla loro opzione di consegna preferita.
Mantieni un contatto personale uno a uno
Quando si tratta di costruire rapporti con i volontari, non c'è nulla che possa sostituire il contatto personale con le persone che generosamente donano il loro tempo e i loro talenti alla tua organizzazione. È consigliabile programmare periodicamente incontri faccia a faccia con i volontari che ricoprono incarichi di presidenza o che svolgono altri ruoli chiave che consentono al tuo gruppo di beneficenza di compiere la sua missione. Chiamare periodicamente i volontari per effettuare il check-in può essere un modo efficace per mantenere un contatto personalizzato senza dover chiedere loro di riservare del tempo per una discussione formale di persona o una videoconferenza. Il direttore esecutivo potrebbe anche stabilire orari di chat in cui i volontari siano incoraggiati a fermarsi o chiamare per un contatto personale.
Connettiti tramite le riunioni del comitato
Le riunioni dei comitati di volontari possono essere essenziali per il successo di tutti i tipi di progetti. Quando inizia un nuovo progetto, è consigliabile tenere un incontro con le persone interessate al volontariato in modo che abbiano l'opportunità di saperne di più sui tipi di ruoli disponibili e sul tipo di impegno di tempo che ciascuno potrebbe richiedere. Una volta formato un comitato, sia per un progetto speciale che per un gruppo di lavoro in corso, le riunioni regolari continuano ad essere importanti per gestire il processo e mantenere una comunicazione efficace tra i volontari. È meglio stabilire un programma prestabilito per le riunioni, ad esempio il terzo martedì di ogni mese, in modo che i volontari possano pianificare in anticipo.
Chiedi ai volontari di condividere feedback
La comunicazione deve fluire in entrambe le direzioni. Incoraggiare i volontari a condividere i propri pensieri e idee con l'organizzazione e i suoi leader è altrettanto importante quanto assicurarsi che le informazioni arrivino ai volontari. Esistono molti modi per rendere più semplice per i volontari fornire feedback o condividere suggerimenti. Se i volontari vengono regolarmente in ufficio, allestisci una cassetta dei suggerimenti. Oppure imposta un indirizzo email feedback@ che i volontari possono utilizzare ogni volta che lo desiderano. È anche una buona idea prendere l'abitudine di riservare del tempo alle persone per condividere feedback e suggerimenti sugli ordini del giorno delle riunioni. Potresti anche voler ospitare periodicamente focus group per esplorare e discutere il feedback. Ciò che conta è che sia facile per i volontari fornire feedback.
Ospita incontri sociali per volontari
Fornire opportunità ai volontari di connettersi tra loro tramite incontri sociali che non implichino richieste di donare tempo o denaro. Considera l'idea di organizzare periodicamente un incontro per soli volontari nel tuo ufficio o a casa di un membro del consiglio o del presidente di una commissione. Invita tutti coloro che si sono offerti volontari entro un periodo di tempo prestabilito. A seconda del budget della tua organizzazione, potresti fornire un rinfresco o potrebbe essere meglio pianificare un pranzo. La chiave è fornire un modo alle persone che condividono un interesse per la tua organizzazione di conoscersi e iniziare a formare legami. Dopotutto, sarà molto più probabile che i tuoi volontari restino coinvolti nell'organizzazione se sono coinvolti anche i loro amici.
Riconoscere gli sforzi dei volontari
Assicurati che i volontari siano riconosciuti per l'importante ruolo che svolgono nel consentire alla tua organizzazione di raggiungere la sua missione o di aiutare in altro modo cause importanti. Assicurati che le menzioni pubbliche dell'organizzazione riconoscano i volontari piuttosto che concentrarsi troppo sul direttore esecutivo o su altri membri dello staff. Ad esempio, quando cerchi pubblicità per l'organizzazione, chiedi ai membri dei media o ai blogger di intervistare i presidenti dei comitati o i membri del consiglio oltre ai dipendenti. Quando pubblichi foto delle attività dell'organizzazione, scegli immagini che raffigurano volontari. Quando promuovi raccolte fondi per eventi speciali, valuta la possibilità di elencare i nomi dei membri del comitato nell'annuncio.
Esprimo formalmente apprezzamento ai volontari
Il riconoscimento è importante, ma lo è anche l'apprezzamento. Assicurati di dire grazie ai volontari, sia faccia a faccia che tramite note di ringraziamento formali. Prendi in considerazione l'idea di organizzare un evento di apprezzamento del volontario almeno una volta all'anno, come un pranzo riservato ai volontari o un altro incontro che includa un discorso di apprezzamento del volontario e premi per il servizio. Fornire targhe o altri premi ai volontari che hanno dato un contributo particolarmente significativo al gruppo o che sono sostenitori di lunga data. Considera i premi per anni di servizio per i traguardi più importanti, nonché i certificati cartacei di apprezzamento per tutti i volontari.
Utilizzare una varietà di strumenti di comunicazione per i volontari
Qualsiasi organizzazione che fa affidamento sul servizio dei volontari deve adottare misure per coinvolgere e trattenere coloro che condividono il proprio tempo e talento e reclutare nuove persone per aiutare. Non c'è nulla che possa sostituire il mantenimento di una comunicazione efficace con i volontari. L'utilizzo di una varietà di strumenti di comunicazione ti aiuterà a costruire e coinvolgere un forte team di volontari impegnati nella tua organizzazione. Attraverso un'efficace comunicazione volontaria, sarai in grado di coltivare solide relazioni con persone che probabilmente rimarranno impegnate con la tua entità di beneficenza per molti anni a venire.
