Mentre tutte le conferenze aziendali generalmente includono una varietà di relatori che discutono argomenti di interesse per i partecipanti, gli eventi migliori incorporano una gamma di diversi tipi di attività. Assicurati che il prossimo evento che stai pianificando sia un successo includendo opzioni che possano attrarre tutti i segmenti del pubblico target.
Relatori principali
I relatori principali possono essere una grande attrazione per i partecipanti alla conferenza. Di solito si tratta di presentazioni di sessioni generali, il che significa che non ci sono altri relatori che tengono sessioni contemporaneamente. Gli argomenti di solito vanno oltre gli standard di sviluppo professionale e offrono ispirazione o approfondimenti unici. Sebbene i relatori principali possano essere programmati in qualsiasi momento, spesso vengono prenotati per la prima e l'ultima sessione di una conferenza.
A seconda delle dimensioni e del budget dell'evento, alcuni gruppi prenotano celebrità o altri individui di alto profilo come relatori principali. Ad esempio, Dan Rather è stato un relatore principale per HR Florida nel 2016 e Malala Yousafzai parlerà alla conferenza ed esposizione 2018 della Society for Human Resource Management (SHRM). Le organizzazioni più piccole spesso prenotano celebrità locali o relatori motivazionali per queste sessioni. Puoi trovare relatori principali attraverso organizzazioni come la National Speakers Association o Big Speak.
Sessioni di approfondimento
Le sessioni di breakout sono programmi formativi organizzati durante tutta la giornata in occasione di eventi di conferenze aziendali. Sono previste più sessioni contemporaneamente, per consentire ai partecipanti di scegliere tra una varietà di argomenti in modo da poter personalizzare in una certa misura il proprio programma. Prendi in considerazione la possibilità di prenotare professionisti di successo nel tuo campo, consulenti e formatori del settore, rappresentanti di agenzie governative e altri esperti per gli slot dei keynote. Prendi in considerazione l'idea di pubblicare un invito a presentare relatori sul sito web della tua organizzazione per incoraggiare le persone interessate a contribuire a presentare proposte.
Quando si programmano relatori occasionali, è importante offrire un'ampia varietà di argomenti e distribuire gli argomenti in modo che le persone possano partecipare a programmi che attirino i loro interessi. Ad esempio, se hai due relatori legati alla contabilità, programmali in orari diversi in modo che le persone più interessate alla contabilità abbiano l'opportunità di partecipare a entrambi. Offri argomenti molto diversi allo stesso tempo, come il marketing o il servizio clienti, in modo che anche i partecipanti che non sono interessati alla contabilità abbiano molto da scegliere.
Sessioni di brainstorming
Uno dei maggiori vantaggi di partecipare a una conferenza è l'opportunità di incontrare e comunicare con professionisti che la pensano allo stesso modo. Considera l'idea di riservare del tempo nell'agenda per sessioni di brainstorming specifiche su argomenti particolari. Ad esempio, potresti riservare alcune sessioni interattive per trasformarle in tavole rotonde su argomenti importanti rilevanti per i partecipanti. In alternativa, potresti designare delle aree salotto all'interno della hall della sede da riservare a discussioni di interesse speciale in momenti diversi durante la giornata. I partecipanti interessati a saperne di più su ciò che pensano gli altri sugli argomenti designati apprezzeranno l'opportunità di partecipare a qualcosa di simile.
Vendite al dettaglio
Le conferenze spesso presentano negozi al dettaglio portatili dove i partecipanti possono acquistare articoli di marca offerti dall'associazione sponsor, come magliette, penne, portfolio e altro ancora. Questi punti vendita al dettaglio in genere vendono anche libri scritti da autori che intervengono all'evento. Se il tuo gruppo non è in grado di investire in una grande quantità di inventario, fornisci semplicemente alcuni articoli da esposizione che i partecipanti possono ordinare durante l'evento affinché tu possa riceverli a casa o in ufficio. Probabilmente apprezzeranno il fatto di non dover portare in giro o imballare oggetti da portare a casa, quindi potresti scoprire di vendere ancora di più in questo modo.
Autografi di libri
A proposito di autori, è una buona idea programmare gli autografi dei libri per i relatori che hanno pubblicato libri durante l'evento. In genere è meglio organizzare la firma del libro di un particolare autore subito dopo il discorso dell'individuo, poiché i partecipanti entusiasti della presentazione dell'individuo potrebbero andare direttamente alla firma per acquistare un libro da far firmare. Ciò può aiutare il tuo gruppo a incrementare le vendite di libri e rendere la prospettiva di parlare al tuo evento particolarmente allettante per gli autori.
Fiera
La maggior parte delle conferenze aziendali include una parte fieristica, che prevede la creazione di un'area in cui venditori e sponsor possono allestire stand per esporre i propri prodotti e servizi in cambio di un compenso. Il denaro che arriva come risultato delle commissioni relative alla partecipazione alla fiera può aiutare a coprire i costi di organizzazione dell'evento nel suo complesso e anche aiutare l'organizzazione di pianificazione a guadagnare entrate per supportare le sue operazioni.
Per alcune conferenze, la fiera rimane aperta tutto il tempo, mentre per altre la sezione dello stand degli espositori è disponibile per i partecipanti solo durante gli orari in cui le sessioni non si svolgono. Ad ogni espositore viene assegnato uno spazio espositivo specifico in cui allestire esposizioni che promuovono i propri prodotti e servizi. Assegnano i membri del team al personale degli stand e interagiscono con i partecipanti. La maggior parte distribuisce documentazione sui prodotti e offre qualche tipo di omaggio (solitamente regali aziendali promozionali o snack), oltre a raccogliere informazioni di contatto dai partecipanti da utilizzare per scopi di marketing in futuro.
Asta silenziosa
Se la tua conferenza rappresenta un'importante raccolta fondi per il gruppo sponsor o un' altra associazione, valuta la possibilità di organizzare un'asta silenziosa. Ciò comporta la raccolta di oggetti donati su cui i partecipanti possono fare offerte per un periodo di tempo specificato durante la conferenza. Una volta chiusa l'offerta, il miglior offerente per ciascun articolo "vince", il che significa che acquisterà l'oggetto. Coloro che partecipano si divertono a fare shopping e a competere, soprattutto se fanno ottimi affari, e l'organizzazione gode di un ulteriore flusso di entrate dall'evento.
Cibo: pasti e spuntini
Il cibo è una parte importante di qualsiasi evento congressuale! È probabile che dovrai acquistare pasti e spuntini dal centro congressi, dall'hotel o da un altro luogo in cui si terrà l'evento. Dovresti pianificare una colazione leggera al mattino se l'evento inizia presto, un pranzo al piatto o a buffet e spuntini pomeridiani. Alcuni eventi includono anche la cena in una o più sere, in particolare se è prevista una cerimonia di premiazione o una serata di presentazione speciale.
Quando ordini il menu, assicurati di avere un'ampia varietà di opzioni per tenere conto di particolari restrizioni dietetiche. Se offri selezioni a buffet, assicurati che ci siano scelte per le persone che non possono (o scelgono di non mangiare) cose come glutine, zucchero, grano, noci o carne. È inoltre consigliabile avere opzioni disponibili per coloro che seguono uno stile di vita vegano. Se stai servendo pasti pronti, consenti ai partecipanti di optare per pasti che si adattino al loro modo di mangiare. Un modo per farlo è includere una sezione nel modulo di registrazione in cui i partecipanti possono specificare restrizioni dietetiche o effettuare ordini speciali.
Ricevimento d'inizio
Prendi in considerazione l'idea di organizzare un ricevimento di apertura la prima sera della conferenza incentrato sul coinvolgimento dei partecipanti nell'evento e sulla promozione dei sostenitori (venditori e sponsor). L'idea è quella di ospitare un evento divertente a cui le persone non vedranno l'ora di partecipare e che dia loro la possibilità di socializzare con gli altri partecipanti in modo strutturato.
Questi ricevimenti si tengono spesso all'interno della fiera, offrendo ai partecipanti un primo assaggio degli espositori in un ambiente rilassato dove vengono serviti cibo e bevande. Ciò crea un vantaggio a valore aggiunto per i fornitori e gli sponsor che pagano per avere stand per gli espositori, poiché questi ricevimenti sono generalmente ben frequentati dai partecipanti alla conferenza.
Probabilmente puoi trovare uno sponsor che sottoscriva il costo di questo tipo di evento in cambio di un compenso promozionale. Se hai intenzione di servire alcolici alla reception, considera di dare a ciascun partecipante un certo numero di biglietti per bevande in modo che possano ottenere qualche bevanda gratuitamente. Ciò aiuterà a controllare i costi e a ridurre al minimo anche altri potenziali problemi di responsabilità. Non dovrebbero esserci costi aggiuntivi per il cibo o altri tipi di bevande.
Connessioni sociali
È una buona idea incorporare ulteriori modalità informali affinché i partecipanti possano connettersi tra loro e socializzare in modo rilassato. Ad esempio, potresti includere un Tweetup che consenta alle persone di connettersi in modo divertente, migliorando allo stesso tempo la presenza dell'evento sui social media. Seleziona un hashtag ufficiale per l'evento, così i partecipanti potranno condividere le loro esperienze online.
È anche una buona idea consentire ai partecipanti di iscriversi per partecipare a eventi di gruppo che pagherebbero da soli, come i pasti in determinati tipi di ristoranti, con relatori o autori il cui lavoro viene messo in evidenza durante l'evento o per vedere le attrazioni locali. Ciò è particolarmente vantaggioso per le persone che non partecipano con altre persone che conoscono poiché fornisce loro un modo per conoscere altri partecipanti e impegnarsi nella zona locale senza doversi avventurare da soli.
Intrattenimento
L'intrattenimento può essere un'ottima funzionalità aggiuntiva per le conferenze di grandi dimensioni, in particolare quelle che durano più giorni. Alcune conferenze di più giorni includono eventi fuori orario come concerti, spettacoli comici o feste a cui i partecipanti possono partecipare. L'ingresso per i partecipanti dovrebbe essere incluso nella quota di registrazione complessiva dell'evento, anche se probabilmente dovresti anche consentire loro di acquistare biglietti aggiuntivi solo per la parte incentrata sull'intrattenimento. In questo modo è possibile per i viaggiatori d'affari che portano con sé amici o familiari coinvolgere i propri compagni di viaggio per questo tipo di eventi.
Gruppi di allenamento
Può essere difficile rimanere in linea con la tua routine di allenamento quando sei fuori città per una conferenza. Può essere utile che gli organizzatori dell'evento pubblichino un programma di attività fisiche di gruppo organizzate. Ad esempio, puoi chiedere a un membro del comitato che conosce la zona di ospitare passeggiate o corse quotidiane, oppure riservare un'area presso la sede per offrire lezioni di fitness di gruppo a coloro che desiderano partecipare.
Premi per i partecipanti
Le persone adorano vincere, quindi può essere fantastico fornire ai partecipanti modi per registrarsi e vincere premi durante l'evento. Puoi includere i premi per le porte forniti dall'organizzazione sponsor nonché gli articoli forniti dai fornitori. Ad esempio, alcuni gruppi possono assegnare un primo premio in denaro (finanziato dall'organizzazione o da uno sponsor), insieme a premi minori donati dagli espositori della fiera.
Molti gruppi gestiscono il processo di assegnazione dei premi fornendo ai partecipanti carte da bingo popolate con il nome di ciascuno sponsor o dei primi venditori che si registrano e pagano. I partecipanti devono visitare gli stand specificati per ottenere timbri o firme uniche, quindi le carte completate vengono inserite in un'estrazione. Le carte vengono estratte a un orario prestabilito (solitamente alla fine della giornata), e i premi vengono assegnati ai partecipanti presenti.
In alcuni eventi, i venditori che hanno dei premi per le porte li assegnano raccogliendo i biglietti da visita dei partecipanti o scansionando i codici a barre dai loro badge.
Premi per le porte degli espositori
Alcuni gruppi offrono anche premi agli espositori come un modo per coinvolgere ulteriormente gli individui e le aziende che forniscono supporto finanziario alla conferenza. Una possibilità è quella di sorteggiare i nomi di uno o due espositori per ricevere uno spazio espositivo gratuito per l'evento dell'anno successivo. Potresti anche prendere in considerazione l'idea di sorteggiare i nomi dei rappresentanti dei venditori per assegnare premi divertenti che adoreranno ricevere. Lo apprezzeranno e potrebbe aiutarli a incoraggiare i loro datori di lavoro a partecipare l'anno prossimo!
Valutazioni
È importante ricevere feedback dai partecipanti di quest'anno, così come dai venditori e dagli sponsor. Fornire a tutti i soggetti coinvolti un modo per completare un modulo di valutazione. Potresti distribuire valutazioni cartacee durante l'evento o dare seguito inviando un sondaggio entro pochi giorni. Non importa come chiedi feedback, è importante che tu lo faccia! È anche importante che tu ascolti! Pubblica i risultati e prendi in considerazione il feedback che prenderai in considerazione quando inizierai a pianificare l'evento del prossimo anno.
Buona conferenza
Anche se questo non è un elenco completo di ogni possibile tipo di attività che potrebbe essere inclusa in una conferenza, è un ottimo punto di partenza. Rivedi queste idee e incoraggia gli altri coinvolti nella pianificazione del tuo prossimo evento a fare lo stesso. Utilizza ciò che impari per selezionare alcune attività e come punto di partenza per pensare ad altre idee che potrebbero aiutarti a rendere il tuo evento ancora più attraente per il tuo pubblico target. Ci sono molte conferenze là fuori, quindi è importante fare in modo che la tua offra preziose opportunità e risorse di sviluppo professionale, oltre a un po' di divertimento.
