Hai bisogno di scrivere una lettera di richiesta di pagamento? Anche se contattare i clienti e chiedere loro di pagare le bollette scadute è spiacevole, è qualcosa che le persone che possiedono e gestiscono attività certamente devono fare di tanto in tanto. Per utilizzare il modello di lettera fornito qui, è sufficiente fare clic sull'immagine qui sotto. Il documento si aprirà come file PDF che potrai quindi modificare, salvare e stampare secondo necessità. Utilizza questa guida agli stampabili Adobe se hai bisogno di assistenza su come utilizzare questo documento.
Lettera di richiesta per il pagamento dell'importo del saldo
Utilizza questo modello se devi scrivere una lettera di richiesta di pagamento del saldo dovuto.
Lettera di richiesta di pagamento anticipato a un cliente
Utilizza questo modello in una situazione in cui un cliente ha stipulato un contratto con te per fornire prodotti o servizi per i quali è richiesto il pagamento anticipato.
Lettera di richiesta di rilascio del pagamento
Utilizza questa lettera di esempio come punto di partenza per richiedere lo sblocco di un pagamento trattenuto in garanzia in attesa del completamento di una transazione.
Suggerimenti per scrivere una lettera di richiesta di pagamento
Anche se dovresti modificare le informazioni nel modello per adattarle alla tua situazione, è importante usare un tono appropriato ed essere sicuro che il documento sia formattato in modo professionale.
Usa un tono appropriato
Quando invii una lettera a un cliente o richiede un pagamento, è essenziale comunicare il tuo punto nel modo più chiaro possibile mantenendo un tono positivo e professionale. Non inviare una prima o una seconda richiesta così negativa da far sentire il cliente attaccato. Se il tono è troppo duro, il cliente potrebbe ritenere che non abbia senso cercare di continuare un rapporto con la tua azienda. Quando ciò accade, c'è il rischio che il cliente scelga di non pagare il conto, poiché non gli interessa preservare la relazione.
Utilizza formattazione professionale
Utilizza carta intestata aziendale e un formato di lettera commerciale standard se invii una lettera di richiesta di pagamento tramite posta o fax. A seconda delle procedure di corrispondenza della tua azienda, potrebbe anche essere accettabile trasmettere la lettera via e-mail. In tal caso, è meglio includere la lettera nel corpo del messaggio di posta elettronica anziché come file allegato. Non è necessario creare un modello di carta intestata per un messaggio email, ma è necessario chiudere la comunicazione con la firma email ufficiale dell'azienda.
Seguito
Se invii una lettera di richiesta di pagamento su un conto scaduto e non ricevi risposta dal destinatario entro 30 giorni, valuta la possibilità di effettuare una telefonata di follow-up. Come per la lettera, è opportuno mantenere un tono positivo. Cercare di parlare direttamente con la persona responsabile del pagamento della fattura e confermare la ricezione della lettera. Se riesci a parlare con la parte responsabile, offriti di elaborare il pagamento con carta di credito telefonicamente o online. In caso contrario, chiedi quando puoi aspettarti di ricevere il pagamento. Prendi nota della data e invia una lettera di ritardo nel pagamento.
Azioni aggiuntive per la raccolta
Se il pagamento non viene ricevuto come concordato, dovrai passare al passaggio successivo della procedura della tua azienda per la gestione dei conti insoluti. Se la fattura rimane non pagata per un lungo periodo di tempo, il tono delle future lettere di riscossione dovrà essere più deciso e, se necessario, essere consegnate a un'agenzia di riscossione. Sebbene esistano certamente circostanze in cui è necessario intraprendere azioni di riscossione finale, non è consigliabile farlo finché non si sono esaurite tutte le strade possibili per risolvere amichevolmente il ritardo nel pagamento. Fino a quando non sarai effettivamente pronto a inviare il conto alla riscossione o intraprendere un'azione legale, non menzionare tali azioni nella corrispondenza di richieste di pagamento con persone o aziende i cui conti sono scaduti.
