Tradizionalmente utilizzato dalle aziende, il benchmarking è un processo di valutazione dei punti di forza di un'organizzazione o dipartimento simile alla tua organizzazione no-profit e di confronto del tuo lavoro con il loro. Quando le organizzazioni non profit cercano di assicurarsi finanziamenti, questi parametri di riferimento vengono spesso utilizzati come strumento per valutare l'efficienza dell'organizzazione.
Cos'è un benchmark?
Un benchmark è una misurazione che mostra le tue prestazioni passate e attuali rispetto a quelle di organizzazioni non profit simili e di successo, in genere in termini finanziari. Questa misurazione ti consente di valutare i punti di forza e di debolezza della tua organizzazione come mezzo per migliorare i tuoi futuri sforzi di raccolta fondi e programmazione.
Passi per il benchmarking
Che tu stia creando benchmark per la prima volta o aggiornando quelli attuali, ci sono una serie di passaggi che fanno sì che il processo funzioni senza intoppi. Prova la seguente procedura.
Forma una squadra
Le organizzazioni no-profit sono note per essere a corto di personale e con budget limitati, quindi dovrai creare un team di persone mirate che possano lavorare insieme per valutare i tuoi dati finanziari. Il revisore dei conti Andy Maffia suggerisce che questo team dovrebbe includere sia coloro che prendono decisioni finanziarie sia coloro che ne sono influenzati per ottenere la prospettiva più coesa.
Definisci la tua visione futura e domande
I professionisti contabili di SKR+CO affermano che definire ciò che la tua organizzazione deve realmente misurare è il primo passo nel processo di benchmark. Concentrati sui tuoi obiettivi e missioni futuri e sui mezzi necessari per migliorare tali programmi. Scegli alcuni parametri di riferimento con cui iniziare, in particolare le aree su cui prevedi di concentrarti nel prossimo futuro.
Le considerazioni includono quanto segue:
- Efficienza del programma
- Efficienza nella raccolta fondi
- Patrimonio o riserve spendibili
- Entrate del programma
- Contributi medi
Scrivi i benchmark
Buoni benchmark sono il segno di finanziamenti solidi e sostenibili. In altre parole, i finanziatori vogliono donare alle organizzazioni che sanno dove stanno andando e come ci arriveranno.
Prendiamo ad esempio un'organizzazione la cui missione è "migliorare la vita dei bambini dei centri urbani promuovendo l'alfabetizzazione". I parametri di riferimento devono indicare:
- In particolare cosa farà l'organizzazione per promuovere l'alfabetizzazione
- Come l'organizzazione intende valutare se sta avendo successo
- Obiettivi specifici e misurabili che non includono solo una tempistica per il raggiungimento del benchmark, ma anche un metodo di valutazione
- Come l'obiettivo si adatta alla missione dell'organizzazione
Un punto di riferimento inadeguato potrebbe affermare che "L'Inner City Literacy Project (ICLP) migliorerà l'alfabetizzazione lavorando con le scuole locali". Questa affermazione è vaga e non fornisce informazioni specifiche su quando e come verrà migliorata l'alfabetizzazione. Un punto di riferimento migliore in questo scenario direbbe: "L'ICLP lavorerà per migliorare l'alfabetizzazione garantendo che ogni classe in questo distretto abbia una biblioteca di almeno 100 libri entro due anni organizzando raccolte di libri e fiere del libro due volte all'anno. Gli eventi di raccolta fondi forniranno la capitale per organizzare almeno tre laboratori per insegnanti e fornire mentori a tutti i nuovi insegnanti delle scuole elementari del distretto nei prossimi cinque anni."
Raccogli dati e confronta
Inizia raccogliendo i dati appropriati dai rapporti finanziari passati e presenti della tua agenzia per ciascun benchmark scelto. Se fai parte di una grande organizzazione, identifica i dipartimenti o i team con i ricavi più elevati o la maggiore efficienza nella raccolta fondi e confronta i numeri dei tuoi dipartimenti con i loro.
Le organizzazioni possono anche confrontare i propri parametri con quelli di organizzazioni con missioni e ricavi simili. Per questo è necessario raccogliere dati simili da altre organizzazioni come la tua. Il gruppo Bridgespan suggerisce che le visite ai siti Web, le interviste e i rapporti annuali sono ottimi modi per trovare informazioni da organizzazioni non profit simili. Spesso è possibile trovare moduli fiscali e rapporti annuali sui siti Web di controllo degli enti di beneficenza. Puoi semplicemente guardare i dati per confrontarli o investire in programmi software per computer che forniscano un confronto più scientifico.
Valutazione benchmark
È importante notare non solo ciò che vuoi ottenere, ma anche come potrai sapere se hai raggiunto il tuo obiettivo. La maggior parte delle organizzazioni valuterà sia internamente, tra il proprio personale, sia occasionalmente esternamente. Esistono diversi modi in cui è possibile valutare i benchmark di un'organizzazione. Rivolgersi a un consulente finanziario, una società di commercialisti o un altro professionista indipendente può darti opinioni fresche e obiettive e offrire una valutazione più autorevole. Il vantaggio di effettuare una valutazione regolare all'interno dell'organizzazione è che i membri si trovano in una posizione unica per valutare perché qualcosa funziona o non funziona.
Impara dagli altri
A causa della mancanza di risorse e finanziamenti, molte organizzazioni non profit si trovano nella posizione di fare affidamento su ciò che è già stato fatto piuttosto che dedicare tempo alla ricerca di modi per migliorare. Il benchmarking offre alle organizzazioni la possibilità di esaminare organizzazioni non profit simili nel tentativo di trovare approcci alternativi di successo.
