Il modulo W-9 dell'IRS (Internal Revenue Service) è intitolato "Richiesta di numero di identificazione e certificazione del contribuente". Questo documento IRS è progettato per raccogliere informazioni fiscali di base da determinati contribuenti, che possono essere individui o aziende.
Scopo del modulo W-9
Innanzitutto, un W-9 fornisce a un'azienda informazioni di base sui contribuenti con cui intrattiene rapporti commerciali. Permette loro di segnalare l'importo pagato al contribuente per i servizi resi all'IRS. I cittadini degli Stati Uniti e gli individui stranieri residenti, le società, i trust e altri tipi di entità commerciali che non hanno ritenute fiscali sui loro guadagni devono compilare un W-9, mentre gli individui stranieri o stranieri non residenti dovranno invece compilare il modulo W-8.
Se un contribuente non compila e restituisce il W-9 o fornisce un numero di identificazione del contribuente (TIN) errato o incompleto, tutti i fondi pagati al contribuente potrebbero essere soggetti a ritenuta d'acconto. In questa situazione, la società tratterrebbe il 28% del reddito dovuto al contribuente e invierebbe la parte trattenuta all'IRS. Questo è il modo in cui l'agenzia federale garantisce che vengano pagate le tasse adeguate, anche se il contribuente non viene identificato correttamente.
Quando sono necessari i W-9?
Un'azienda deve ottenere un W-9 da qualsiasi individuo o azienda per la quale dovrà presentare una dichiarazione informativa all'IRS. Ad esempio, un'azienda che assume un app altatore indipendente per progettare il nuovo sito Web dell'azienda dovrà probabilmente compilare un modulo 1099-MISC presso l'IRS per segnalare quanto ha pagato il web designer.
Per presentare un modulo 1099-MISC completo, l'azienda ha bisogno delle informazioni di identificazione del contraente: nome, TIN, indirizzo e così via. L'azienda dovrà raccogliere un modulo W-9 dal contraente per ottenere tali informazioni. Allo stesso modo, le aziende spesso richiedono moduli W-9 ai fornitori aziendali in modo che abbiano le informazioni necessarie per segnalare le spese aziendali come richiesto dall'IRS.
Conservazione dei record W-9
Come per la maggior parte dei documenti fiscali, le aziende dovrebbero conservare copie di tutti i moduli W-9 per almeno tre anni dopo la presentazione dell'ultima dichiarazione dei redditi pertinente (o la data di scadenza della dichiarazione, se successiva). Nell'esempio sopra, se l'azienda ha stipulato un contratto con il web designer nel 2017 e questi ha completato il suo lavoro prima della fine dell'anno, l'azienda dovrebbe mantenere il modulo W-9 almeno fino al 16 aprile 2021 (supponendo che l'azienda abbia presentato la domanda del 2017 dichiarazione dei redditi del 15 aprile 2018).
Come compilare un modulo W-9
L'attuale W-9 è piuttosto corto e relativamente semplice. Si compone di tre parti principali: informazioni personali, TIN e certificazione.
Sezione informazioni personali per individui
Nella riga 1, i singoli contribuenti devono fornire il proprio nome così come appare nella dichiarazione dei redditi. Anche se tecnicamente sono un'entità commerciale, gli imprenditori individuali devono inserire il proprio nome legale in questa sezione.
Gli imprenditori individuali ripetono il loro nome nella seconda riga, che richiede il "Nome dell'azienda o il nome dell'entità ignorata". Qui inseriscono il loro nome completo e le lettere DBA, che significa "fare affari come", seguite dal nome fittizio dell'azienda, se presente. Ad esempio, se John Smith fosse l'unico proprietario di Speedy Plumbing, compilerebbe la prima riga come John Smith e la seconda riga come John Smith DBA Speedy Plumbing.
Successivamente, il contribuente seleziona la casella "Individuo/Proprietario individuale", situata sotto le righe del nome. Il contribuente deve inoltre fornire il proprio indirizzo postale alle righe 5 e 6. Le informazioni del cliente possono essere incluse sul lato destro del modulo in quest'area, ma non sono obbligatorie.
Sezione Informazioni personali per le aziende
Le aziende o altre entità devono inserire il proprio nome legale (esattamente come appare nella dichiarazione dei redditi) nella riga 1. Se l'azienda ha anche un nome commerciale o DBA, va inserito nella riga 2.
Successivamente, il contribuente seleziona la casella che indica come viene classificata l'entità commerciale in termini di struttura giuridica. Dovrai specificare se l'entità è una società di capitali, una società di persone, una società di persone, una società a responsabilità limitata (LLC), ecc.
Se l'azienda è una LLC con un unico socio, seleziona la casella "Individuo/Proprietario individuale" anziché la casella "LLC". Le LLC che hanno scelto una forma alternativa di tassazione (ad esempio una LLC che ha scelto di essere tassata come una S Corporation) inseriranno il codice di classificazione fiscale nello spazio accanto alla casella di controllo LLC, come indicato nel modulo.
L'indirizzo postale principale dell'entità deve essere fornito nelle righe 5 e 6. L'indirizzo del cliente può anche essere aggiunto nello spazio a destra della sezione dell'indirizzo postale, ma non è obbligatorio.
Esenzioni
La maggior parte dei contribuenti lascerà vuoti gli spazi nella riga 4. Il primo spazio della riga 4 indica che il contribuente è esente dalla ritenuta d'acconto. Gli individui e gli imprenditori individuali non saranno quasi mai esentati dalla ritenuta d'acconto, ma in alcune situazioni le società lo sono. I codici e le circostanze del beneficiario sono elencati nella terza pagina del W-9. se sei idoneo a soddisfare una di queste condizioni, inserirai il numero di codice appropriato nel primo spazio della riga 4.
La sezione FATCA della riga 4 si applica solo se stai inviando il W-9 a un istituto finanziario estero e sei esente dalla rendicontazione FATCA (Foreign Account Tax Compliance Act). In tale situazione, esamina l'elenco dei codici e dei motivi nella terza pagina del modulo W-9 per verificare se sei idoneo e inserisci la lettera del codice appropriato nello spazio FATCA nella riga 4. In caso di dubbi, chiedi all'istituto finanziario richiedente se compilare o meno questo spazio.
Informazioni sul numero di conto
L'ultima riga nella sezione delle informazioni personali si riferisce ai "numeri di conto". Qui, il contribuente elenca tutti i conti che ha presso l'IRS per rimborsare le tasse o i pagamenti anticipati per obblighi di responsabilità fiscale anticipati. Questa informazione è facoltativa e solitamente dovrebbe essere lasciata vuota.
Numero di identificazione del contribuente (TIN)
La sezione TIN deve essere compilata indipendentemente dal fatto che il contribuente sia una persona fisica, una ditta individuale o un'entità commerciale.
- Gli individui inseriscono il proprio numero di previdenza sociale sul lato destro del modulo, negli spazi appositi.
- Gli imprenditori individuali e le LLC con un unico socio possono utilizzare il proprio numero di previdenza sociale o il numero di identificazione del datore di lavoro (EIN), sebbene l'IRS preferisca i numeri di previdenza sociale.
- Anche se un individuo specifico è responsabile dell'entità, altri tipi di entità commerciali inseriscono il proprio EIN negli spazi forniti.
Sezione Certificazione
In questa sezione il contribuente firma il modulo e attesta che le informazioni in esso contenute sono vere. La mancata fornitura o la presentazione consapevolmente di informazioni false espone il contribuente a sanzioni.
Conformità W-9
Che tu sia un app altatore indipendente o un'azienda che fornisce servizi a un cliente o un'azienda che assume individui o entità aziendali per fornire servizi, i moduli W-9 sono fondamentali per la conformità fiscale. Chiedi una consulenza professionale a un professionista fiscale qualificato se ti trovi in circostanze particolari o non sei sicuro se sia necessario compilare o richiedere questo modulo.
