Quando un dipendente ti informa che sta per dimettersi, può essere difficile sapere cosa dire. I manager vengono spesso colti di sorpresa quando un dipendente lascia il lavoro, quindi è importante che siano preparati a rispondere adeguatamente quando un dipendente consegna una lettera di dimissioni o dichiara di voler lasciare il lavoro.
Cosa dire quando un dipendente si dimette
Non esiste un solo modo giusto per rispondere quando qualcuno lascia il lavoro. In molti modi, ciò che dovresti dire varierà in base alle specificità della situazione e alle politiche e procedure della tua azienda. Qualunque cosa accada, è importante rispondere in modo civile e professionale.
Opzioni di risposta iniziale
Quando un dipendente ti comunica che sta per dimettersi, preparati a rispondere immediatamente alla sua dichiarazione, in modo calmo e freddo. Esempi di risposte iniziali appropriate sono:
- Mi dispiace.
- Grazie per avermelo detto.
- Sono sorpreso di apprendere che te ne vai.
Non dire nulla che possa essere interpretato come negativo, giudicante o dispregiativo. Evita di reagire in un modo che indichi che stai prendendo personalmente la decisione di quella persona di smettere.
Richiedi notifica scritta
La maggior parte delle aziende richiede una lettera di dimissioni scritta. Se il dipendente non ha una lettera, richiedine una dopo la tua dichiarazione iniziale. È meglio ricevere un avviso scritto nel momento in cui il dipendente ti comunica che se ne va. Può essere scritto a mano, inviato via email o digitato e stampato rapidamente. Una lettera di dimissioni deve semplicemente contenere la data, una dichiarazione che il dipendente sceglie di dimettersi e ciò che l'individuo si aspetta che sia il suo ultimo giorno di lavoro.
Per richiedere una lettera scritta di dimissioni puoi dire:
- Sono felice che tu me lo abbia detto, anche se la politica aziendale richiede una lettera di dimissioni scritta. Ne hai preparato uno?
- Se non hai una lettera di dimissioni, scriviamone una adesso. Ecco un blocco note che puoi usare.
- HR ti chiederà una copia della tua lettera di dimissioni. Vedo che hai il telefono con te. Puoi prendere la tua email, scrivere una breve nota per confermare la nostra conversazione e inviarmela?
Sii pronto a rispondere alle domande, incluso il preavviso che l'azienda si aspetta quando un dipendente si dimette. In caso di dubbi, consulta il manuale del dipendente dell'azienda per una risposta definitiva.
Accetta le dimissioni
A meno che non sia in vigore un contratto che vieti al dipendente di dimettersi, fagli sapere che accetti le sue dimissioni. Di' loro che tu o un rappresentante delle risorse umane vi contatterete per finalizzare i dettagli della loro uscita dall'organizzazione una volta che avrete seguito i canali appropriati.
Domande successive
Potresti porre alcune domande per cercare di capire perché l'individuo ha deciso di andarsene. Esempi di domande che potrebbero essere appropriate includono:
- Saresti disposto a condividere ciò che ti ha portato a dimetterti?
- È successo qualcosa di specifico che ti ha spinto a decidere di partire?
- Ti dispiacerebbe condividere cosa pensi di fare dopo che il tuo tempo qui sarà terminato?
Non spingere il dipendente a chiedere risposte. Un dipendente non è obbligato a dire al datore di lavoro perché sta lasciando il lavoro o cosa intende fare dopo. Non fare nemmeno troppe domande. Se un dipendente sembra riluttante a condividere, lascialo stare. È probabile che qualcuno nel team delle risorse umane faccia domande simili durante il colloquio di uscita dell'individuo.
Auguri loro ogni bene
Chiudi la conversazione educatamente esprimendo apprezzamento e augurando loro ogni bene. Ad esempio:
- Grazie per il tuo duro lavoro durante il tempo che sei stato qui. I migliori auguri per un successo continuo.
- Grazie per avermelo fatto conoscere personalmente. Apprezzo la tua considerazione e ti auguro ogni bene.
- Ci mancherai. I migliori auguri per un grande successo in qualunque percorso professionale tu persegua.
Andare avanti oltre le dimissioni di un dipendente
Una volta accettate le dimissioni di un dipendente, sarà il momento di concentrarsi sulla transizione. Coinvolgere il personale adeguato per gestire le pratiche e le procedure di licenziamento, comprese le risorse umane e il team informatico. Dovrà iniziare la ricerca di un sostituto e gli altri dipendenti dovranno essere informati. Affrontare le dimissioni di un buon dipendente non è qualcosa che nessun manager vorrebbe affrontare. Essere preparati a gestire questa eventualità ti consentirà di elaborare le dimissioni di un dipendente con professionalità e grazia.
